Een student mailt met de vraag of ik haar wil uitschrijven voor mijn cursus, omdat ze zich per abuis heeft ingeschreven. Hierdoor kan ze zich niet inschrijven voor het vak dat ze wél wil volgen. Een dag later krijg ik een mail van de docent van dat andere vak en ook nog van haar studiebegeleider: wil ik haar alsjeblieft snel uitschrijven? Knap dat deze student twee docenten en een studiebegeleider weet te mobiliseren om haar fout te herstellen, maar sinds Osiris kán ik helemaal geen studenten meer uitschrijven. Waarom toch niet?
Het is een misverstand te denken dat Osiris er is om ons te helpen
Het zou zoveel schelen als ik dit direct zelf even zou kunnen rechtzetten. In plaats daarvan moeten alle docenten ieder verzoek tot in- en uitschrijving doorsturen naar de secretaresses, die dit als enigen mogen, en er vast horendol van worden.
Nog zoiets: sommige studenten hebben tijdens examens recht op stilteruimtes. Roostering regelt daartoe lokalen en surveillanten. Op de gok, want ze weten niet hoeveel studenten ze kunnen verwachten. Deze informatie is namelijk alleen toegankelijk voor docenten, in Osiris. Daarom moet iedere docent voor ieder examen een mail naar Roostering sturen. Deze communicatie moet honderden e-mails opleveren. Zou het niet handig zijn als Roostering zelf even in Osiris opzoekt om hoeveel studenten het gaat? Met een geautomatiseerde zoekopdracht kunnen die aantallen er zo uitgehaald worden, Roostering hoeft niet eens te weten wie het zijn. Maar dat kan niet, want in het ontwerp van Osiris is met deze vraag geen rekening gehouden.
Nu we toch bezig zijn: de fasen van een masterthesis (onderzoeksvoorstel, leerdoelen, voortgangsrapportage, enzovoorts) moeten tegenwoordig in Osiris vastgelegd worden. Voor elke fase moeten de studenten het initiatief nemen, anders zie ik ze niet eens in het systeem. Vervolgens krijg ik een taak toebedeeld, maar zodra ik mijn vinkje heb gezet, verdwijnt de student van mijn scherm en kan ik hem of haar nergens meer terugvinden. Trouwens, ik zou ook wel eens een overzichtje willen zien van alle masterstudenten die ik momenteel begeleid. Dat schijnt te kunnen, maar niemand weet hoe.
Het is een misverstand te denken dat Osiris er is om ons te helpen. Osiris is ontworpen om bepaalde processen te ondersteunen, zodat kwaliteit gewaarborgd is. Maar denken vanuit wat handig is voor medewerkers, en slim gebruikmaken van beschikbare informatie, is een heel ander verhaal.
Sjoukje Osinga (56) is universitair docent bij Information Technology. Ze zingt alt in het Wageningse kamerkoor Musica Vocale, heeft drie studerende zoons en kijkt graag met haar man vogels in de Binnenveldse Hooilanden.
