Theo Hoksbergen, archiefmedewerker voor de stafafdelingen van Atlas. Foto: Guy Ackermans Ze zijn onmisbaar op de campus: schoonmakers, conciërges, cateraars, tuinmannen, receptionisten – de lijst is lang. Resource zoekt deze sleutelfiguren op. Dit keer Theo Hoksbergen (62), archiefmedewerker voor de stafafdelingen van Atlas.
‘Er is veel veranderd in de veertig jaar dat ik archiefmedewerker ben. Toen ik begon hadden we nog geen computers. Ik kopieerde binnenkomende post, verkleinde het handmatig tot vier pagina’s per A4 en printte het op gekleurd papier. Nu scan ik alle inkomende post op Actio en archiveer het in een programma. We slaan de binnenkomende post nog wel drie maanden op in archiefdozen, maar sinds 2016 is de scan het origineel.
Ordenen zit in mijn bloed
Ik ben pas gerust als alles goed geregeld is. Nu staan er bijvoorbeeld nog een paar pallets met archiefmateriaal in Agrotechnion. Ik ben rustiger als het in de stellingen staat, in de inventaris zit en ik de bewaartermijn heb bepaald. Dat ordenen zit in mijn bloed. Ik ben een verzamelaar van originele Beatles LP’s – die staan thuis allemaal op volgorde. Mijn werk klinkt saai, maar het is heel leuk om te zien waar een organisatie mee bezig is.
Een leuke anekdote is toen er in 1995 een dijkdoorbraak dreigde en we tot laat in de avond een groot deel van het archief dat permanent bewaard moest blijven uit de kelder omhoog hebben gesjouwd naar de loopbruggen van het Bestuurscentrum aan de Costerweg. Dat was aanpoten, maar als alles nat was geworden, had het veel gekost om het te laten vriesdrogen.
‘Nu iedereen zelf documenten opslaat op de computer, verandert de rol van het archief van uitvoerend naar toezichthoudend en adviserend. En sinds corona werken we aan tools om gebruikers op afstand te ondersteunen bij hun informatiebeheer. Ik vind het leuk om in contact te blijven met gebruikers, vaak zijn dat secretaresses. Informatie van leerstoelgroepen en afdelingen wordt goed opgeslagen. Ik geef advies over bewaartermijnen.
Ik zou mijn vaders fietsenzaak overnemen, maar ik was niet technisch en geen verkoper. Uit een beroepskeuzetest bleek dat werken in de bibliotheek me lag. Toen heb ik een archiefopleiding gedaan.
Ik heb acht jaar bij Rijkswaterstaat gewerkt tot er bij de landbouwhogeschool eenzelfde functie vrij kwam die me erg aansprak. Nu werk ik hier al 32 jaar. Ik hoop voor mijn pensioen een flink deel van de 5,5 kilometer fysiek archief te vernietigen waarvan de bewaartermijn is verstreken.’
