Radix. Foto Guy Ackermans Elke afdeling mag dat zelf bedenken, staat in het nieuwe Werkomgevingsconcept van WUR. We gaan in elk geval onze werkplekken vaker delen met collega’s.
Vorig jaar had WUR nog plannen om duizenden vierkante meters werkruimte bij te bouwen op de campus, vanwege de forse groei van studenten en personeel. Maar toen sloeg het coronavirus toe en stond de campus gedurende ruim een jaar nagenoeg leeg. We werkten en studeerden thuis, tot vervelens toe. Als we covid-19 de baas zijn – zeg: september 2021 – dan kunnen we weer naar de campus.
De meeste personeelsleden willen het liefst 1 of 2 dagen per week thuis blijven werken, bleek afgelopen jaar uit peilingen. Op basis van de uitkomsten heeft WUR twee notities opgesteld onder de titel Working@WUR. De projectgroep Remote Werken heeft een notitie voor remote werken opgesteld. Uitgangspunt daarvan is: thuiswerken is geen recht, het is geen plicht, maar het is een optie. En ten tweede heeft de projectgroep Strategisch Huisvestingsplan een Werkomgevingsconcept opgesteld. Daarin staan bouwstenen voor de inrichting van de kantoorruimten op de campus, als de medewerkers vaker thuiswerken. Deze notities worden deze en komende maand besproken in de WUR Council.
Mix
Het gedwongen thuiswerken tijdens de coronacrisis heeft veel inzicht gegeven over de voor- en nadelen van remote werken, constateert de eerste notitie. Het aantal WUR-medewerkers dat verwacht vaker te gaan thuiswerken, is tijdens de coronacrisis gegroeid van 25 procent (maart 2020) naar 45 procent (juli 2020). De meeste thuiswerkers (60 procent) verwachten in de toekomst een of twee dagen per week thuis te werken. Daar wil WUR op inspelen met ‘een flexibele mix van fysieke werk- en ontmoetingsplekken op de campus en een robuuste ICT-infrastructuur die op ieder moment vanaf iedere locatie toegankelijk is’.
Dit vergt wel een mentaliteitsverandering bij directeuren en chefs die graag zien wat alle medewerkers uitvoeren. Tijdens de coronacrisis moesten ze er maar op vertrouwen dat de medewerkers hun taken bleven uitvoeren. Dat bleek het geval: de productiviteit van medewerkers tijdens de coronacrisis steeg! Er is een nieuwe management-benadering nodig met minder ‘operationele processen’ (denk aan voortgangscontroles en goedkeuring), adviseert de projectgroep.
Autonoom
De projectgroep Remote werken schetst een toekomstperspectief in 2025 waarin medewerkers zich ‘inzetten voor mondiale vraagstukken in laboratoria, in het veld, thuis, onderweg, op de campus, op conferenties en bij partnerorganisaties’. Overal dus. Vooralsnog gaat de projectgroep uit van gemiddeld 15 procent thuiswerk. Dat is een conservatieve schatting, maar er zijn ook WUR-medewerkers die volledig op de campus zijn aangewezen, omdat ze op de labs moeten zijn of thuis geen goede werkplek hebben.
WUR faciliteert de medewerkers om autonoom te werken; ze hebben de ruimte en krijgen het vertrouwen om hun eigen keuzes te maken in hun werk. In dit model is de campus een hub waar de medewerkers hun collega’s ontmoeten, dialogen voeren en sociale bijeenkomsten bijwonen. De campus moet dus zo worden ingericht dat medewerkers zich onderdeel voelen van de organisatie en waardering en erkenning ontvangen van hun collega’s.
Thuiswerken is geen recht, geen plicht, maar een optie
En dat is precies waar het tijdens de coronacrisis aan ontbreekt. 94 procent van de WUR-medewerkers geeft aan dat remote werken goed te doen is. Mensen zijn ook blij dat ze zelf hun werktijden mogen bepalen. Grootste nadeel van thuiswerken vinden ze er geen direct contact met collega’s is. Met name het informele contact is erbij ingeschoten. Medewerkers weten niet meer wat er speelt in het werk van de ander en ze praten niet meer over de privésituatie. Dat tast de verbondenheid aan, constateert de projectgroep. Ook kunnen mensen zich minder gewaardeerd en erkend voelen doordat de anderen hun prestaties niet meer zien.
Gedeeld bureau
Een hoop WUR-medewerkers hebben het afgelopen jaar in workshops meegedacht hoe ze hun werk thuis en op campus willen inrichten en welke voorzieningen ze daar voor nodig hebben. Dat heeft geleid tot een nieuw Werkomgevingsconcept. Uitgangspunt daarbij is dat medewerkers gedeeld gebruik maken van werkplekken op de campus, maar altijd de zekerheid hebben dat er een werkplek beschikbaar is. De medewerkers delen werkplekken binnen een afdeling van zestig tot honderd mensen en maken binnen zo’n afdeling zelf afspraken hoe ze de werkplekken samen gaan gebruiken.
Binnen de zones komt er een – op de afdeling toegesneden – mix van werkplekken, zoals bureaus, focusruimten en ruimtes voor kleinschalig overleg (maximaal 6 personen). Ook kunnen afdelingen een soort ‘huiskamers’ voor spontaan, informeel overleg aanvragen. Aan de randen van deze zones komen ‘kreukelzones’. Daar komen voorzieningen voor grootschalig overleg, die de afdeling kan reserveren, maar er kunnen ook werkplekken worden gemaakt om zo de groei van een afdeling op te vangen.
Modelmedewerkers
Elke afdeling maakt dus eerst werkafspraken met de medewerkers wanneer en hoe vaak ze thuis willen werken en kijkt daarna welke mix aan werk- en overlegruimten op de campus nodig is. Ter inspiratie voor dit gesprek gebruikte de werkgroep tien ‘persona’s’: denkbeeldige medewerkers met allemaal hun eigen werk en behoeften.
Zo maken we kennis met Heleen, de hoogleraar. Heleen geeft leiding aan 40 medewerkers. Ze is veel op pad, maar als ze er is, wil ze een eigen kamer, met een tafel voor 4 personen, zodat ze kan overleggen met de medewerkers en iedereen haar kan vinden. Hoe gaat zij straks werken? Volgens het Werkomgevingsconcept moet zij voortaan haar vaste kamer op ‘haar dagen’ reserveren; als ze elders werkt, wordt deze kamer door anderen gebruikt. Buiten deze dagen kan ze, voor informeel overleg, terecht in de overlegruimte of huiskamer. Heleen moet dus haar kantoor delen en voortaan aan haar collega’s doorgeven wanneer ze er is. Daarbij kan ze gebruik maken van de nieuwe ruimte-reserveringsapp.
Vaste plek
Ook Matthijs, analist bij Wageningen Livestock Research, is een persona. Hij werkt veel in de labs en dierverblijven en tussendoor wil hij op kantoor, dat hij deelt met collega’s, geconcentreerd werken. Bovendien moet hij bereikbaar en vindbaar zijn, want hij is ook een vraagbaak. Hoe kan hij dit realiseren? Volgens het Werkomgevingsconcept kan Matthijs voortaan de focusruimte delen met zijn collega’s en dus met hen afstemmen wanneer hij op het lab en de focusplek denkt te zijn.
WUR wil ‘een flexibele mix van fysieke werkplekken op de campus en een robuuste ICT-infrastructuur’
Moet iedereen zijn bureau delen? Nee. Desiree, de secretaresse, heeft een vaste werkplek. Desiree is namelijk de spin in het web op de afdeling, ze heeft vaste werktaken, is vraagbaak en is er bijna altijd. Dus krijgt ze een vaste kamer, samen met haar collega-secretaresses.
Onderzoeker Tim zien we daarentegen weinig op de campus, ook na de coronacrisis. Hij doet veel deskresearch naar watersystemen en zit veel op locatie en congressen. Hij kan dus makkelijk een werkplek op de campus delen en heeft, als-ie er is, vooral behoefte aan contact met collega’s. Die hoeft dus geen focusplek.
Docenten
Veel docenten zitten daar tussenin. De ene periode geven ze veel onderwijs en zitten ze sporadisch op kantoor om hun lessen voor te bereiden, de volgende periode hebben ze tijd voor onderzoek en promovendi en het begeleiden van thesisstudenten. Hoe moeten zij hun werkplek regelen als ze ook nog 1 of 2 dagen per week thuiswerken? Het Werkomgevingsconcept suggereert dat docenten in twee ruimten gaan werken. Voor concentratietaken reserveren ze een focusplek op de afdeling, het overleg als begeleider doen ze in de overlegruimte of woonkamer. Door dit in dagdelen te plannen, communiceren ze gelijk naar studenten en collega’s op welke dagen ze benaderd willen worden.
Het is een concept om het gesprek te starten over blended werken. Wat helpt: met de corona-ervaring in het achterhoofd zijn we allemaal expert geworden waarom we thuis of op de campus willen werken.
Blenden werken, focusplekken, je bureau delen, altijd vindbaar zijn, een app om je werkplek te reserveren…wat vind jij ervan? Hoe zou jij je werk het liefst vormgeven na corona? Laat het ons weten, dan schrijven wij erover in een van de volgende Resources. Reageer via mail resource@wur.nl of direct op dit artikel.
Tijdens corona heb ik ervaren dat thuiswerken mij prima past. Ik ben hsp en snel afgeleid in een kantoortuin. Inmiddels heb ik een eigen hoed ingericht thuiskantoor waar ik zeer geconcentreerd kan werken. Mijn productiviteit is enorm gestegen. Ik woon vlak naast de campus, tussen campus en de dreijen (mijn kantoorplek) in, dus ben zo op kantoor voor live ontmoeting en gesprekken. Voor het geven van trainingen en coaching zal ik ook op campus of dreijen te vinden zijn. Voor overleg wellicht ook. Al kan dat allemaal af en toe ook online.
Mijn uitdaging wordt om mijn agenda zo in te richten dat ik of kantoor- of thuiswerkdagen heb en maximaal 1x per dag heen en weer hoef te fietsen. Wel zo efficiënt en rustig. Al is fietsen natuurlijk ook vitaliserend.
Cor Meurs, trainer-coach bij Job Participation Support | jops
De ervaringen van het thuis werken zijn bij mij gemengd. Afhankelijk van het werk wat ik dat moment uitvoer kan het werken vanuit huis zeer positief zijn en de nodige rust en concentratie bieden. Helaas is de werkdag vaak zeer wisselend gevuld, met daarin zowel werk aan het bureau op campus, als het werken in bijvoorbeeld Unifarm, vaak in blokjes van 1-2 uur, waarmee het ‘reserveren’ van een werkplek vaak neer komt op het reserveren van de gehele dag.
Het grote nadeel zit voor mij in de assistentie die wij verlenen binnen de groep. Net als secretaresses worden beschreven in bovenstaand artikel zijn de assistenten in onze groep de vraagbaken, en tevens ook beheerders van de meetapparatuur en voeren ook onderzoek uit. Vaak wordt op ons een beroep gedaan voor assistentie waarvoor wij toch naar de campus moeten komen, waarmee ik in de toekomst ook nog weinig ruimte zie voor een constante thuiswerk-mogelijkheid. Het delen van de werkruimte met de andere assistenten is geen probleem, maar het delen van het bureau wel, vanwege de toegankelijkheid voor zowel assistenten als collega’s, en het beheer van apparatuur in deze of naastgelegen ruimtes.
Ik hoop dan ook dat in dit plan ook echt per persoon gekeken gaat worden wat het beste werkt, en er niet op basis van een ‘algemeen’ functieprofiel een plan doorgevoerd wordt.
–Tijmen – Onderzoeks- en Onderwijsassistent (PSG)
Mooie woorden, maar het is dus gewoon weer een bezuiniging die veel gaat kosten als we de brokken moeten opruimen. Veel mensen hebben behoefte aan een vertrouwde oftewel vaste werkplek. Als straks blijkt dat mensen toch minder thuiswerken dan ingecalculeerd, omdat de peiling niet representatief was voor een afdeling of de voorkeuren enkele jaren post corona weer terug bij vroeger zijn, dan is er overal opeens te weinig ruimte. Twee verbouwingsrondes in korte tijd… Ook kan het met al die “goede afspraken met collega’s” erg lastig worden om in te spelen op veranderingen, zoals overlegtijden of aanwezigheid willen aanpassen aan de komst van een nieuwe medewerker of verandering thuis, omdat agenda’s nodeloos afhankelijk worden van anderen. Al dit soort dingen geven nodeloze spanning op de werkvloer, verlies van werkplezier en arbeidsproductiviteit, en er staan nauwelijks besparingen op de lange termijn tegenover. In eerste instantie kost het sowieso alleen maar geld.
Ik zal ook niet de enige zijn die wel eens acuut weg moet (trein, kinderen ophalen, etc) en er niet elke dag aan toekomt om een bureau leeg achter te laten.
Best een puzzel. Op dagen met grote overleggen of populaire lezingen, willen vast veel mensen naar campus komen. Ook het opbergen van onze boeken, syllabi en ander materiaal e.d. is kennelijk nog niet overdacht. En ik wil eigenlijk niet alleen de secretaresse kunnen vinden, maar mijn andere collega’s ook. Even kunnen langslopen voor een snelle vraag.
De oplossing voor docenten is me nog niet echt duidelijk; het ene blok zullen ze op di, wo, do lesgeven, het andere blok op ma en do, etc. Best lastig afstemmen met bureaudeelgenoten.
Ik zie ruimten die vaak leegstaan, dus het kan waarschijnlijk wel efficiënter, maar een enorme puzzel is het wel.
En natuurlijk geen terugkeer van de kantoortuinen. Hopelijk weet iedereen inmiddels wel dat dat geen goed idee is, voor welke vorm van werken dan ook.
We hebben niet alleen een app nodig om een werkplek te reserveren, maar ook eentje om te zien waar een collega zit. De campus wordt belangrijker als plek voor (spontane) ontmoetingen, maar dan moet je elkaar wel kunnen vinden. Ook moeten we nadenken over hoe we het voor iedereen waardevol maken om naar de campus te komen, zodat we de connectie met elkaar niet verliezen, want toen we kort wel af en toe naar de campus mochten komen kwam ik weinig collega’s spontaan tegen en was het naar de campus gaan niet zo waardevol als het ‘vroeger’ was.