Bij Aquacultuur en Visserij houdt iedereen een eigen werkplek en een eigen kamer. Maar die eigen plek moet wel gedeeld worden met een collega. Hoogleraar Geert Wiegertjes: ‘Bijvoorbeeld: vijf analisten gaan in onderling overleg een huiskamer met drie werkplekken delen.’ Illustratie Shutterstock/Alfred Heikamp Alle groepen en afdelingen van WUR moeten komend jaar een huisvestingsplan maken waarin thuiswerken en werkplekken delen een plaats krijgen. Terwijl de raad van bestuur in gesprek is met de WUR Council over het Strategisch Huisvestingsplan, denken de kenniseenheden na over de uitvoering van dit plan. Geert Wiegertjes, hoogleraar Aquacultuur en Visserij, is al klaar. Hij heeft een huisvestingsplan, compleet met verbouwplan en tekening van de architect.
Wat is de kern van het plan?
‘Cruciaal is: iedereen heeft een eigen bureau, maar als jij thuis werkt of vrij bent, mag iemand anders het jouwe gebruiken. Daarbij maak ik combinaties van twee medewerkers die onderling afstemmen hoe ze dat verdelen aanpakken.’
Wat vinden de medewerkers daarvan?
‘Ik heb dit concept met de promovendi, de analisten en de wetenschappelijke staf besproken. Die drie groepen hebben verschillende werkzaamheden en behoeften. De wetenschappelijke staf krijgt een eigen overlegkamertje, want ze komen vooral naar de campus om te overleggen. Als ze rustig aan een artikel of onderzoeksvoorstel willen werken, gaan ze thuis zitten en gebruikt een ander staflid deze kamer. Op die manier kan ik tien tot veertien wetenschappers kwijt in zeven kamertjes. Ze bepalen onderling wie thuis of op de campus werkt. Ik heb het voornemen opgegeven dat iedereen een dag per week tegelijk fysiek aanwezig is. Ik streef naar een hybride oplossing en vertrouw op de techniek, zoals Whatsapp.’
Wetenschappers bepalen onderling wie thuis of op de campus werkt
En de promovendi?
‘De meeste promovendi willen het liefste vijf dagen per week een goede plek op locatie hebben. Dat is lastig in de nieuwe situatie. Als promovendi proeven doen in het lab, krijgen ze die dag een aanschuifplek in een zaaltje voor hun laptop. Op de andere dagen krijgen ze een concentratie-plek in een ruimte met zeven bureaus, met schotten tussen de werkplekken. Ze krijgen recht op drie dagen een rustige werkplek, de andere twee dagen kunnen ze een aanschuifplek pakken. Ook zij moeten onderling afstemmen.’
En de analisten?
‘De analisten zitten veel op het lab en hebben ongeveer de helft van de tijd een eigen werkplek nodig. Dat betekent in de praktijk dat vijf analisten in onderling overleg een huiskamer gaan delen met drie werkplekken.’
Je bespaart veel werkruimte.
‘In ruil hiervoor zorg ik dat iedereen een mooie ruime werkplek krijgt van zeven vierkante meter per persoon. Dat is winst, want nu zitten we gemiddeld onder de vier vierkante meter per persoon.’
Ik dacht dat WUR rekende met tien vierkante meter per persoon?
‘Ja, maar dat is inclusief de centrale overlegruimtes. Effectief komt dat uit op zeven vierkante meter per persoon. Het punt is: hoe meer bureaus in de beschikbare ruimte, hoe minder ruimte per persoon. Ik wil aangename werkplekken en dus moet er flink worden verbouwd op Zodiac. Onze huidige kamers zijn totaal ongeschikt, met name voor overleg. De kamers voor de wetenschappelijke staf moeten kleiner en soms moeten er weer muren weg om ruime huiskamers te maken. We gaan de gang erbij pakken, zodat we de ruimte effectiever gebruiken. Mijn grootste ruimte wordt vijftig vierkante meter, met zeven werkplekken. We zitten nu op een gemiddelde bezettingsgraad van 40 procent en streven naar een bezetting van 100 procent. Ik weet ook wel dat dat niet gebeurt, tachtig is al veel.’
Hoe overlegt de groep straks?
‘De stafkamers zijn overlegkamers voor twee of drie personen. Daar komen schermen zodat je daar via een online verbinding kunt overleggen met grotere groepen. Er komen twee kleine vrij beschikbare overlegruimtes, maar die moet je reserveren. Grote overlegruimtes zoek je binnen Zodiac, buiten de zone van je eigen groep. Verder streven we naar een gezamenlijke keuken of huiskamer, voor de meer informele gesprekken.’
Een kamer delen, betekent veel thuiswerken.
‘De meeste stafleden willen één tot twee dagen in de week thuiswerken. Dat mag van mij. Ik heb net een nieuw staflid aangenomen dat zelfs als voorwaarde stelde dat ze de helft van de tijd kon thuiswerken. Prima, het gaat er mij om wat je doet, niet waar je het doet. Het lastigste wordt de afstemming. Ik ga ervan uit dat de medewerkers dit zelf organiseren.’
En de secretaresses?
‘We hebben er drie, die in deeltijd werken. Die krijgen een eigen kamer, geen open space, want op het secretariaat vinden veel vertrouwelijke gesprekken plaats. Ze krijgen een eigen ruimte met twee werkplekken. Ook zij delen hun bureau. Ik ook als hoogleraar trouwens. Iedereen heeft een eigen bureau en kamer, maar het werkblad moet leeg aan het einde van de dag, dus er komen lockers waarin je je spullen kunt opruimen.’
Ik denk dat dit een voorbeeldplan is voor andere leerstoelgroepen, maar de praktijk zal het leren
Is iedereen akkoord gegaan?
‘Ik heb één analist die zijn werkplek niet wil delen. Hij zit niet ver van zijn pensioen af, dus die laat ik nog even aan zijn eigen bureau zitten. Enkele promovendi hadden het er wel moeilijk mee om niet altijd een eigen werkplek te hebben, maar ze zijn akkoord gegaan.’
Hoe check je of het goed loopt straks?
‘Door regelmatig intern te bespreken wat er wel en niet goed gaat. Ook alles wat tegenvalt, daar moeten we eerlijk in blijven. We willen met deze pilot ervaring opdoen met het hybride werken en die ervaring gebruiken om toe te kunnen passen in volgende aanpassingen van Zodiac. Ik denk dat dit een voorbeeldplan is voor andere leerstoelgroepen, maar de praktijk zal het leren.’
Grappig, ze beweren steeds dat thuiswerken geen verplichting gaat worden, maar in deze groep is dat toch wel zo. Als je een bureau deelt met iemand en daarmee moet afspreken, dan betekent het dat als jij nooit thuiswerkt dat je de ander verplicht altijd thuis te werken.